Programmodul för avtalshantering
Programmodul utvecklad för hantering av generella avtal för främst den offentliga sektorn med eller utan kartstöd.
| Joakim Hedlöf, 08-404 31 86 | Christophe Poncin, 08-404 31 91 |
Tekis-Avtal, en programmodul utvecklad för hantering av avtal inom främst den offentliga sektorn. Modulen är integrerad med Tekis-FIR vilket gör den är väl lämpat för fastighetsanknutna avtal som arrenden, tomträttsavtal, samt köp och försäljningar. Modulen kan också använda Tekis-KID, vilket ger tillgång till avtalspart som invånare.
Avtal kan också registreras inom andra avtalsområden som för hantering av tomtköavtal, avtal för kolonilotter, boendeparkeringar, båtplatser mm. Sökmöjligheterna i Tekis-Avtal är många och kan t ex ske via avtalspart, fastighet, bevakning och uppsägningsperioder.
Hanterar både fysisk och juridisk part
Modulen kan hantera både fysiska och juridiska parter. Parter i ett avtal kan skapas genom manuell inskrivning eller genom direkt knytning från kommuninvånarregister där man får tillgång till aktuella uppgifter på en fysisk parts namn och adress.
Historikhantering
Objekt som kan kopplas till ett avtal är fastigheter eller administrativa delområden, så kallade avtalsområden. Vid en fastighetsreglering kan knytningen till ett avtal antingen ändras till en ny fastighet eller behållas historiskt, till den avregistrerade fastigheten. Genom historikhanteringen i Tekis-FIR kan man söka historiskt, efter avtal knutna till äldre avregistrerade fastigheter. I Tekis-FIR finns även möjlighet att manuellt spåra fastighetsförändringar under en viss tidsperiod.
Dokumenthantering
Till ett avtal kan alla typer av både fysiska och elektroniska dokument infogas. Funktioner finns även för att skapa nya Word-dokument med hjälp av dokumentmallar, där information från aktuellt avtal med automatik lyfts in i dokumentet. Dokument som är kopplade via dokumenthanteringen lagras i databasen för att t ex underlätta administration och behörigheter.
Avgiftshantering och fakturaunderlag
Från modulen kan faktureringsunderlag skapas i form av importfiler till ekonomisystem som Devis, Agresso och Raindance. Avgiftshanteringen har skrivits om för att passa olika typer av avgiftsberäkningar och aviseringssätt. För att underlätta att lägga upp avgiftsunderlag för många avtal som faktureras på ett likartat sätt, kan man definiera mallar som sedan appliceras på avtalen.
Avgifter kan vara av olika typer:
• Fasta belopp
• Löpande avgifter med eller utan indexuppräkning
• Tariffbaserade, där avgifter kan vara ytberoende dvs. beräknas utgående från en debiterbar yta.
Debiterings- och aviseringsfrekvenser kan vara olika, dvs en avgift kan beräknas som en månadsavgift men faktureras per halvår.
Debiteringsfrekvensen kan också vara lägre än aviseringsfrekvensen. För en kolonilott där avgiften debiteras och faktureras per kvartal, kan man t ex samavisera en koloniföreningsavgift som debiteras per år. Den kommer då att debiteras endast vid det första faktureringstillfället under åter.
Om faktureringen är kalenderbaserad, kan man välja faktureringsmånad under debiteringsperioden eller ange att fakturering skall ske en eller två månader i förväg.
