TEKIS-AGS

Idag produceras fler dokument än någonsin tidigare. Där det förr räckte med mappar och manuella arkivskåp för att hålla ordning krävs det nu specialanpassad teknik.

Många dokument produceras internt i de interna nätverken. brev, kalkyler, offerter, avtal, ritningar och andra PC-dokument lagras is den gemensamma servern men ofta också lokalt på användarens egen hårddisk.

Många värdefulla dokument är fortfarande kvar i pappersform. Den största mängden kommer in som inkommande post. Däribland märks leverantörsfakturor, remissförfrågningar, ansökningar och dylikt.

Allt vanligare blir användningen av ärendehanteringssystem för att hålla koll på arbetsflödet. Ett kompetent ärendehanteringssystem ska ha funktioner för att ta hand om inkommande och utgående post. Det finns lika många lösningar på detta som det finns leverantörer av system. för att den inkommande posten ska kunna läsas med dator krävs det att dokumentet scannats till digital form.

AGS Advanced är vår tolkning av en standard som heter OAIS (Open Archival Information System). Det är en ramverksstandard som har sitt ursprung hos rymdforskningen i USA och deras enorma arkiveringsbehov.

Vi har byggt AGS Advanced utifrån följande förutsättningar:

• Att ett digitalt arkivsystem är slutet på befintliga processer i organisationen och sålunda måste kunna kopplas till befintliga mjukvaror via en standardmetod. Vi har byggt ett protokoll så att en länk till arkivet enkelt kan byggas från befintliga applikationer. För en daglig användare av t ex ett ärendehanteringsprogram ska det kännas som att AGSA är en del av ärendehanteringssystemet. På samma gång ska arkivarien kunna jobba med sitt arkiv utifrån arkivperspektiv med t ex gallringsprinciper, metadatakonfiguration och åtkomsthantering.
• Att varje dokumen, oavsett ursprung, fryses så att ändringar omöjliggörs. När ett dokument arkiveras har vi en funktion för att "fotografera" windowsdokumentet till en rasterbild parallellt med att den programbundna filen också arkiveras i sitt ursprungliga format (t ex .doc). På så sätt har alla datorskapade dokument (word, excel, autocad m fl) samma struktur som scannade pappersdokument.
• Att en extremt säker och flexibel sekretessfunktion finns. I AGSA kan administratören definiera åtkomst ner till kolumnnivå för metadata och även vilka delar av ett dokument en grupp användare får se.
• Att kunden ska kunna skapa mikrofilm på hela eller delar av sitt arkiv föranalog förvaring i säkerhetsarkiv.
• Att metadata också ska arkiveras paralellt med sina dokument. Användarna behöver avlasta sina verksamhetssystem med data som är slutförda.
• Att kundens behov av sökvägar till arkivet är av största vikt. Detta kräver att metadata hålls ajour. Vi har byggt en "snapshotmachine" som letar efter förändrade data i kundens processdatabaser för uppdatering av sökdata; t ex fastighetsuppgifter. Många vill söka i arkivet utifrån geografiska data, som t ex en karta.
• Att systemet hanterar alla storlekar av dokument, även kartor och ritningar. Vi har byggt en viewer med många nyttiga funktioner för storformat, t ex skalenlig utskrift och mätning direkt på skärmen.
• Att systemet ska kunna användas över webben.
• Att XML används som datatransportör till och från systemet.
• Att systemet ska vara skalbart. Dokument i ett och samma arkiv ska kunna lagras på olika servrar med olika metoder, t ex som BLOB i databasen.

Hur arkiveras dokument?

När ett dokument är färdigt att arkiveras så drar användaren dokumentet från sitt windowsskrivbord eller utforskare till AGS Klient. AGS kan innehålla olika arkiv så användaren väljer vilket arkiv som dokumentet ska arkiveras i. Oavsett vilket program som hr skapat dokumentet så konverteras det till en rasterbild. Detta sker med hjälp av det program som dokumentet ar skapats i. Det innebär att ett dokument i arkivet återfinns både som rasterbild och i sitt ursprungsformat. Vid arkiveringen av dokumentet fyller användaren i uppgifter om det aktuella dokumentet som sedan används för återsökning. Administratören bestämmer vilka data som är gemensamma för varje arkiv och vilka data som är unika för ett visst arkiv.

Den vanligaste metoden av arkivering är import från de verksamhetssystem som skapar dokument i det dagliga flödet. AGS Advanced innehåller ett flertal olika modeller för säker och standardiserad arkivering av stora mängder dokument.

Ags Advanced är ett arkiv där word/excel/cad-dokument arkiveras i samma arkiv som inscannade pappersdokument!

Varför lagra en rasterbild också?

• Det gemensamma arkivets samtliga dokument kan betraktas utan hänsyn till olika egenheter hos det skapande programmen. Alla användare behöver inte ha t ex AutoCad för att titta på en ritning.
• Ett arkiverat dokument kan inte ändras. Endast nya versioner kan skapas och arkiveras.
• Prägling på mikrofilm görs utifrån rasterbilden.

Några viktiga egenskaper!

• Enkel integrering med befintliga applikationer
• Avancerad integrering för programmerare
• Skapa mikrofilm för långtidssäker förvaring
• Scanna pappersdokument direkt
• Arkivera alla typer av dokument
• Synkronisera arkivet med basdata
• Import med XML
• Viewer med mätning av sträckor, ytor, utskrift, storformat etc
• Bygg nya arkiv med AGS administration
• Sök i arkivet på webben
• Extrem säkerhet ner på delar av dokument
• Annotering
• Versionshantering

Relationsdatabasen är motorn

Volymerna i ett gemensamt digitalt arkiv blir med tiden stora. Detta kräver en lagring av data som ger snabb åtkomst och är säker. Därför nyttjar arkivgränssnittet relationsdatabasteknik. Idag är det Oracle och Microsoft SQL Server som leder utveckling och prestanda. Vi har tagit fasta på det och baserar datalagring på deras teknik. Märk att AGS Advanced kan lagra dokument även i filsystemet. Vi rekommenderar dock att lagra i databasen i de fall höga krav ställs på sekretess och spårbarhet.

Vilka delar består AGS Advanced av?

AGS Advanced Server
För serverdelen av arkivgränssnittet krävs följande:

• Oracle eller MS SQL Server
• Windows Server

AGS Web
Utökning till AGS Advanced Server för åtkomst via webbläsare.

• AGS Advanced Server enligt ovan
• Windows Server med Internet Information Server

AGS Klient och AGS Administration

• Windows
• En typisk PC för MS Office-paketet

Nedanstående delar är tilläggsfunktioner som kräver att AGS Klient är installerad på arbetsstationen:

AGS Arkivering
Krävs för en klient som ska kunna arkivera direkt.

AGS Sekretess
Funktion för sekretesskydd ner på dokumentnivå.

AGS Scanning
Funktion för att arkivare pappersdokument med TWAIN.

AGS Annotering
Funktion för att kommentera och attestera dokument.

Arkiva Viewer DPI
Separat klient för att klara avancerad ritningshantering, t ex skalning, mätning av ytor, utskrift i skala och en hel mängd funktioner som är nyttiga för rasterbilder. Märk att Arkiva Viewer DPI kan användas även om man inte kör AGS Advanced.