TEKIS Ekonomikoppling

System för förenklade faktureringsrutiner

Fakturaaviseringssystemet ingår i Tekis koncept för kommunala förvaltningar och bolag. Systemet möjliggör att fakturaunderlag registreras i förvaltningens specialiserade verksamhetssystem för att därefter med önskad periodicitet överföras till kommunens ekonomisystem för fakturering.

• Hög grad av automatisering
• Förenklar och effektiviserar
• Stödjer överföring av fakturaunderlag
• Flexibla inställningsmöjligheter

Tekis Ekonomikoppling är ett system för förenklade faktureringsrutiner.

Utvecklat för kommunala förvaltningar och bolag.

Utnyttja verksamhetssystemens funktionalitet

I respektive verksamhetssystem finns funktioner för registrering av fakturaunderlag som är anpassade till verksamhetens specifika förutsättningar. En hög grad av automatisering kan uppnås genom att t ex taxor beräknas utifrån uppgifter i verksamhetssystemet. Utnyttjas detta kan arbetet förenklas och effektiviseras samtidigt som mängden felaktiga fakturaunderlag minimeras.

Lämna över för fakturering

Via systemet Fakturaavisering kan registrerade fakturaunderlag överföras till kommunens ekonomisystem för att där faktureras och konteras. Vid en fakturaavisering överförs samtliga fakturaunderlag som ligger för fakturering. Tidpunkt och periodicitet för överföringar väljs efter vad som är lämpligt för verksamheten.

Och spara tid samtidigt som mängden fel minimeras

Genom att registrera fakturaunderlag i verksamhetssystemet utan dubbelregistrering och sedan överlåta till kommunens ekonomisystem att skriva ut och bokföra fakturorna uppnås vinster på flera plan. Handläggarna ges effektiva funktioner för fakturaregistrering i ”sitt” system, den totala arbetsinsatsen minskas radikalt eftersom manuell registrering endast sker i ett system. Fel som annars kan uppstå vid dubbelregistrering elimineras helt.

Funktioner

Systemet innehåller ett antal funktioner för att stödja överföring av fakturaunderlag till kommunens ekonomisystem:
• Avisering av fakturaunderlag.
Vid avisering skapas en aviseringsfil enligt ekonomisystemets importformat innehållande samtliga färdigställda fakturaunderlag.
I aviseringsfilen ingår samtliga uppgifter ekonomisystemet behöver för att skriva ut, bokföra och reskontraföra fakturor.
• Aviseringshistorik. I systemet finns historik över utförda aviseringar tillgänglig vilket exempelvis kan underlätta vid spårning av fakturor.
• Omavisering. För att hantera eventuella felaktigheter i överförda fakturaunderlag är det ibland mest praktiskt att justera fakturaunderlagen i verksamhetssystemet för att därefter skapa en ny aviseringsfil för förnyad överföring till ekonomisystemet. Via aviseringshistoriken kan omavisering göras för valfri avisering.
• Rapportgeneratorn genererar både egna och de speciellt för verksamheten utformade rapporter. De kan skrivas ut antingen till skrivare, till program som Word och Excel ellerskickas som mail direkt till mottagaren.
• Temporära kunder. Vid registrering av fakturaunderlag kan så kallade temporära kunder användas vilket i praktiken innebär att ekonomisystemets kundregister inte behöver belastas med uppgifter om kunder som typiskt inte faktureras mer än en gång.

Inställningsmöjligheter

Systemet är i mycket stor utsträckning parameterstyrd och anpassas, via flexibla inställningsmöjligheter.
Exempel på inställningar
• Kontosträngens begreppsindelning
• Benämningar och eventuella koder för artiklar
• Verksamhetskoder för reskontra
• Koder för momsstyrning

Ekonomisystem som stöds

Systemet Fakturaavisering är anpassad för de på marknaden vanligaste ekonomisystemen.
• Devis X
• Devis E
• Raindance
• Agresso
• AdeEko+
• Horisonten

Verksamhetssystem som kan anslutas

• WINBÄR
• ECOS
• Tekis-Avtal
• CORE